Contexte du recrutement et définition de poste

Mission : 

Participer à la gestion quotidienne des activités administratives en optimisant l’organisation, la coordination interne, la confidentialité et la fluidité des échanges en interne et externe tout en veillant à l'application des procédures en vigueur et règles en matière de santé, de sécurité au travail et d’éthique. 

Activités : 

• Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Directeur (prise de RDV, courriers, mails...) 

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception, le traitement et l’orientation des appels et messages téléphoniques ; 

• Planifier et organiser les rendez-vous 

• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques...) ; 

• Traiter et mettre en forme les documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés 

• Gérer le courrier sortant, dispatcher les accusés de réception aux responsables et l’archiver  

• Gérer les notes de frais et la petite caisse 

• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...) 

• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) 

• Suivre la mise à jour de l’archivage électronique 

• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement du travail 

• Suivre les indicateurs de performance de la direction (délai de réponse aux courriers…) 

• Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons 

• Traiter toute mission particulière à la demande de la direction ; 

• Assurer la logistique des visites, réunions et événements (hébergement, transport, …) 

• Lancer et suivre les formalités administratives : signatures, légalisations et certifications des documents ; 

• Assurer un appui permanent à l’ensembles des directions pour fournir les documents nécessaires ; 

Affectation :

• Casablanca

Profil recherché

Formation académique :  

Diplôme de Technicien Spécialisé, Diplôme Universitaire de Technologie (DUT), Brevet de Technicien Supérieur (BTS) reconnu par l’état en Secrétariat, Bureautique, Gestion, Commerce ou équivalent. 

Expérience : 

Expérience entre 0 et 2 ans entre dans un poste similaire 

Compétences requises : 

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite avec une bonne capacité rédactionnelle. 

• Maîtrise de l’outil informatique ; 

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ; 

• Maîtrise des techniques d’archivage ; 

• Discrétion et confidentialité ; 

• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail ; 

• Sens d’écoute, confiance et discipline ; 

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs ; 

• Bon relationnel et capacité à gérer des situations conflictuelles ; 

• Respect des règles d’éthique 

 

 

Les candidats intéressés par cette offre doivent renseigner leur candidature au plus tard le 21 Avril 2025 à 23h00 

 

IMPORTANT :

• Seuls les diplômes reconnus par l'Etat seront éligibles.
• Le dossier de candidature doit comprendre les documents suivants :
  • Copie certifiée conforme du diplôme ;
  • Copie certifiée conforme de la carte nationale d’identité électronique ;
  • Le CV actualisé ; 
  • Attestation justifiant l’expérience (le cas échéant)
• Tout dossier incomplet ou ne correspondant pas au profil recherché sera automatiquement écarté.
• Les candidats peuvent postuler à deux postes maximum.

 LOGISTIQUE DES EXAMENS :

• La logistique des examens vous sera communiquée directement, précisant le lieu, la date et l’heure ;